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イベントを成功させるための20の予算計画のヒント

グラフ、付箋、一緒に働いている人々のページで机を見ている写真

あなたは人々にあなたのイベントの経験を覚えてもらいたいです、そしてあなたの予算はそれらの特別な瞬間を起こさせるための鍵です。イベントの運営予算を作成するときは、計画から始めることが重要です。完璧な予算を立てることは不可能ですが、次の仮想イベントまたは対面イベントのために実行可能で現実的なフレームワークを作成するための役立つ洞察を以下に示します。



あなたの予算のために研究を行う

  1. あなたのイベントを想像してください -最初のヒントは、お金をまったく含まない計画を立てることです。何が起こるか、イベントのすべての部分に必要な人員を含むタイムラインを作成します。これを利害関係者と共有し、全員が同じページにいることを確認してください。次に、イベントを計画しているすべての人の真のコストと優先順位を実際に調べ始めることができます。
  2. 現金カウント -現実的に、経済的ストレスを引き起こすことなく、このイベントにいくら費やすことができますか?次に、このイベントの最優先事項を明確にします。予算内で必要なものとそうでないものを絞り込み始めると、これらが「指導の必需品」になります。
  3. 場所の問題 -また、会場の全体像を考えてください。無料または寄付されたスペースを使用できますか?事前に電話をかけて空き状況を確認し、清掃サービスや駐車場の考慮事項など、スペースの使用に追加料金がかかるかどうかを確認してください。
  4. 脳を摘む -他の非営利の募金イベントのように、同様のイベントを行った人々とのネットワーク。彼らの予算と、あなたが考えていないかもしれない「驚き」が何であるかについて尋ねてください。
  5. Sleuthの履歴データ -別の調査コンポーネントは、組織の過去のイベント予算を調べています。これが初めてのイベントである場合は、同様のイベントの現在の価格見積もり(地域ごとに異なります)を使用してオンラインで予算の例を探してください。
  6. 価格動向 -会場のレンタル、ケータリング費用、技術的ニーズなどの高額商品について、お住まいの地域で一般的な価格動向を調査します。入札についてはいくつかの会社に連絡し、オンラインレビューとBetter BusinessBureauの評価を必ず確認してください。
  7. ハイリストとローリスト -予算のリストを作成して、支出を減らして逃げることができる場所と、無駄を省いたくない場所を検討します。イベントで他の利害関係者とこれについて話し合ってください。たとえば、高品質のテーブルリネンでカバーできるのであれば、誰もがテーブルを借りることに賛成ですか?
  8. スポンサー、寄付、無料のもの、オーマイ -寄付やイベントスポンサーは、予算の一部の項目を実現するのに役立ちます。過去に支援したことのある人に戻って、支援することに興奮している可能性のある新しいビジネスについてブレインストーミングします。ボランティアを可能な限り活用し、サインアップしてコミュニケーションと組織のゲームを強化してください。
  9. 驚きをなくす -イベントプログラムのタイムラインを作成し、調査を要約すると、総経費の大まかな予測が得られます。これで、銀行にあるものとガイドの必需品を考慮して詳細を入力し始め、後で驚きを最小限に抑えることができます。

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予算を立てる

  1. 会場費用 -ハウスキーピング、人員配置、サービスのニーズなど、スペースのレンタルに関連する可能性のあるすべての予想料金を追跡し、追加の家具レンタル費用が発生するかどうかを追跡します。
  2. 会場固有の看板と装飾 -パーソナライズはイベント計画で増加傾向にあるため、ゲストのイベント体験を向上させる装飾のニーズと看板でスペースをパーソナライズするコストを必ず考慮してください。
  3. イベントテクノロジー -この幅広いニーズには、写真、サウンド、 登録ツール とビデオ。イベントに経験豊富な音響技術者が必要な場合は、時給を調べて、この費用が予算に含まれていることを確認してください。イベントにビデオプレゼンテーションが含まれる場合は、制作費を必ず含めてください。
  4. エンターテインメント -講演者に謝礼金を提供したり、娯楽を雇ったりする場合は、運営予算に必ず広告申込情報を含めてください。明確な書面による契約を結ぶことも同様に重要であるため、期待と支払いが明確に説明されています。
  5. ケータリング費用 -これは、ケータリング契約をナビゲートするときにあなたの研究が役立つ場所です。サーバーを使用する場合は、この詳細を予算に含め、謝礼を含めてください。ケータリングは、超過分の支出の大きな原因になる可能性があるため、または節約するのに最適な場所になる可能性があるため、必ず上位リストと下位リストを慎重に参照してください。
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  1. 交通 -タイムラインの詳細や人を輸送するために必要なものを考慮していない場合、これらは予算の驚きになる可能性があるため、輸送のニーズを検討することが重要です。これには、シャトル用のゴルフカートや、ステージングや大型アイテムを運搬するためのトレーラーやトラックなどが含まれます。
  2. 必要に応じてセキュリティ -イベントの性質に応じて、関係者に相談して、イベントの一部またはすべてのセキュリティを確保することが組織の最善の利益になるかどうかを確認してください。
  3. ありがとうギフト -イベント後にスポンサーやボランティアを感謝の気持ちで思い出すことは、大きな影響を与え、組織に前向きに反映します。しかし、切手でさえ価格がそれほど楽しい驚きではない場合があります!ヘルパーに感謝するための計画を予算に追加してください。
  4. マージンを含める -予算に余裕を持たせてください。予算超過のためにイベント予算の20%を含めると言う人もいます。小さなことすべてに汗を流さずにイベントを実行したい場合は、予算のこの最後の行で毎回正気を保つことができます。

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イベント後のタスク

  1. セーバーになる -進行中は、すべての領収書、会場契約、および人員配置契約を必ず保持してください。無料のスキャナーアプリを使用してすべての書類の写真を撮り、手元に置いて整理することを検討してください。
  2. 節約と驚きを要約する -イベント後、予測支出と実際の支出を必ず更新してください。プラスの節約領域があったとしても、プロセスにもたらした価値を組織に強調しても問題はありません。そして最後に、将来のイベントのために追加する必要があるかもしれないサプライズラインアイテムがあったかどうかに注意してください。

あなたの予算はあなたのイベントのすべての可動部分を結合する接着剤です、それでそれが値する時間と注意を与えることは重要です。徹底的かつ慎重に作成された予算を手元に置くことは、組織の次のイベントのための勝利のプレイブックを持っているようなものです。チームに行こう!



ジュリーデビッド 暖かい抱擁が好きな中西部出身のフリーランスのライター、教育者、そして礼拝牧師の妻です。

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