メイン 非営利団体 非営利の年次報告書を作成および宣伝するための40のアイデア

非営利の年次報告書を作成および宣伝するための40のアイデア

非営利の年次報告書レイアウトコンテンツデータチャートドナーボランティア毎年、非営利団体は、年次報告書で、寄付者や一般の人々に進捗状況、成果、財務状況を更新する機会があります。新年にレポートをリリースするものもあれば、重要な四半期の終わりにリリースするものもあります。レポートは、ストーリー、統計、写真を通じて、ミッションをどのように達成しているかを人々に示す絶好の機会です。これらのアイデアを試して、次の年次報告書を作成して宣伝してください。

はじめに:計画とプロジェクト管理

  1. 聴衆 -まず、視聴者について考えます。年次報告書は通常、2つの方法のいずれかで作成されます。あなたは一般の人々と話しているのですか、それとも特にドナーと話しているのですか?レポートで使用する言語は、対象者を反映している必要があります。レポートがドナー向けである場合は、関連する懸念事項に対応し、質問に回答していることを確認してください。一般向けに設計する場合、言語は情報を提供し、誰でも簡単に理解できるようにする必要があります。
  2. ドナー主導 言語 -レポートがドナー固有のものである場合は、関与と貢献を反映する言葉を使用して感謝の気持ちに焦点を合わせます。たとえば、「あなたは次のイニシアチブを可能にするのを手伝いました…」あなたのドナーが他の人と共有するために彼らのコーヒーテーブルに入れたくない作品を作るよう努めてください。寄付者はあなたの組織の目標を理解し、非営利団体の成果も彼らの成果であることを理解する必要があります。寄付者は、財政的貢献だけでなく、多くの方法で貢献することが多いことを覚えておいてください。
  3. パブリックドリブン 言語 -一般の人々は、レポートを読み、非営利団体のビジョン、具体的にはその使命が年間を通じてどのように達成されたかを簡単に理解できる必要があります。ドナーやインサイダーにしか意味をなさないような特定の言葉は避けてください。
  4. 予算 -プロジェクトの予算と、年次報告書を作成するときにそれをどのように割り当てるかを定義します。予算は、フォーマットとリソースの定義に役立ちます。
  5. 事前の計画 -詳細なプロジェクトタイムラインとレポートの進行状況を追跡するためのシステムを作成します。アウトソーシングオプションを調査し、それらを全体的なタイムラインに織り込みます。モバイルまたはデスクトップ、ビデオ、またはブログ投稿でコンテンツを表示する方法を視聴者に選択させますか?アプリまたはメールキャンペーンでリンクしますか?それに応じて計画します。
  6. スコープクリープのスケール -スコープクリープは、プロジェクトの進行中にプロジェクトの全体的なタイムラインと計画が拡大し、全体的な結果または成果物がシフトしたときに発生します。プロジェクト管理の世界では、スコープクリープは一般的な問題であり、チームメンバーがそれに気づき、計画を立てるのに役立ちます。この変化を感じたら、少し時間を取ってチームと同じページに行き、プロジェクトの変更が全体的なタイムラインにとって何を意味するかを明確に定義します。

光学のすべて:フォーマットを選択してください

  1. ショートフォーマット -短い年次報告書は最大で3〜4ページの長さであり、組織のミッションクリティカルな結果を発表するための短い部分になります。短いレポートは、戦略レベルの情報を強調し、人々がすでに組織の内外を知っていることを前提としています。より詳細な情報を見つけるために視聴者がどこに行くことができるかについての情報を含めてください。
  2. ロングフォーマット -長いレポートは5ページ以上あり、さまざまなコンテンツが含まれており、ストーリーを通じて情報やインスピレーションのポイントが含まれる傾向があります。人々が最もレビューしたいセクションをすばやく参照できるように、目次を含めることを検討してください。
  3. マルチメディアを検討する -他の組織から目立つように、レポートの従来とは異なる形式を検討してください。海外で支援している人々のビデオや地元の事例研究を含むフォトエッセイなど、非営利団体に固有で真実のメディアの形式を選択してください。組織にポッドキャストがある場合は、レポートの結果とストーリーを共有することに時間を費やすように計画してください。組織と予算の制限に応じてフォーマットをパーソナライズします。たとえば、環境保護機関の場合は、木材やリサイクル素材に関するレポートをいくつか印刷できます。
  4. アートにする -業界の共感を呼ぶテーマやデザインプランを選択してください。たとえば、写真主導の非営利団体は、一連の元の写真の裏に年次報告書を作成する場合があります。追加のボーナスとして、ドナーは自分の家の芸術作品としてレポートを保持し、組み立てることができます。
  5. ビジュアルレイアウト -テンプレートの色と最終的な形式(印刷またはデジタル)を決定します。どのバージョンのロゴを使用しますか?統計、グラフィックス、またはケーススタディをリストした写真と引用符でテキストのブロックを分離します。インタラクティブなインフォグラフィックまたはアニメーション化されたタイムラインを使用して、統計とマイルストーンを説明し、読みやすくします。空白はあなたの友達であることを忘れないでください。優れたコンテンツを使用し、最良の結果を表示しながら短くしたいと考えています。
  6. 写真 -(テキストではなく)芸術的な写真を使用して、読者を引き付け、ストーリーを伝えます。無料または低コストのストック画像を提供するウェブサイトを調査するか、お住まいの地域の地元の写真家から画像を購入することを検討してください。レポートのすべてのページを主要な不動産として表示し、コンテンツを意味のある魅力的なものにします。
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コンテンツ作成:何を含めるか

  1. 全文を語る -長い形式のレポートで、最初のページから最後のページまでの包括的なストーリーを伝えます。ストーリーは、人々の心だけでなく、人々の心を捉えて関与させるものです。最高の写真を表紙に置き、すべてのケーススタディに写真が含まれていることを確認してください。レポートを印刷して製本する場合は、写真の解像度、メッキプレス、デジタル印刷のオプションについてプリンターに相談してください。全体的な目標を確実に達成するには、コンテンツを作成して収集する前に、レポート全体をストーリーボードに載せてください。レポートおよび組織全体の「理由」を明確にし、明確にします。
  2. 祝う -レポートを祝福します。年次報告書は、過去1年間の成果を祝う絶好の機会です。学習とは、成功だけでなく失敗からも学ぶことを意味する場合があります。ポジティブな言葉に固執し、それが違いを生むのを見てください。
  3. 失敗を認める -該当する場合は、失敗に注意してください。たとえば、「Xを試しましたが、機能しませんでしたが、Xを学習したので、原因が前進しました。」ほとんどのドナーは、計算されたリスクで大丈夫です。正直に言って、それからどのように学んだかをメモしてください。
  4. ケーススタディ -フィールドからのケーススタディまたは影響ストーリーを少なくとも1つ含めます。人々はそれを読んで行動する準備ができた後、インスピレーションを感じるはずです。また、人々がそれを読む可能性が高くなるように、短くしてください。
  5. 大統領の手紙 -社長またはCEOからの心からの手紙を含めてください。これには、彼または彼女が昨年から最も誇りに思っていることと、来年の彼または彼女のビジョンを含める必要があります。
  6. 引用 &推薦 -可能であれば、受益者からの引用と、奉仕した人々からの支持を含めてください。読者と受益者を結びつけ、組織の使命を実現します。あなたの非営利団体の使命とビジョンに沿った、尊敬されている人々からの引用と支持を使用してください。
  7. ミッションとビジョンステートメント -使命および/またはビジョンステートメントを含めてから、レポートにそのビジョンとミッションをどのように実行しているかを記録してください。具体的な結果と刺激的な物語を示します。これは、あなたの非営利団体が解決しようとしている問題と、あなたの非営利団体が何を助けているのかを視聴者が理解するのに役立つはずです。
  8. 多様性 -画像とコンテンツをチェックして、さまざまな読者にアピールする包括的な言語を使用していることを確認します。コンテンツと画像は、非営利団体が提供する人口を反映している必要があります。
  9. 著作権を検討する -レポートの引用やデータに必要な情報源を引用し、借りた写真やコンテンツにクレジットを提供します。業界の著作権法を調べて、プロジェクトがプロトコルに従っていることを確認してください。
  10. 連絡先 -レポートの下部に、郵送先住所、電話番号、ウェブサイト、ソーシャルメディアのハンドルなどの非営利団体の連絡先情報を入力します。人々がレポートを見た後に与える準備ができているならば、あなたが彼らがそれをするための段階的な方法を持っていることを確認してください。
  11. 認定機関 -Better BusinessBureauやCharityNavigatorなど、所属している認定機関もすべて挙げてください。印刷レポートのスタックを表示用にそれらに配信することを計画します。

お金の動き:財務の詳細

  1. 透明性への取り組み -正確に報告し、財務情報を読みやすくします。全体像の財務概要には読みやすいキーの付いた円グラフを使用し、過去の年次報告書または990にアクセスできる場所を人々に知らせます。予算のどれだけが管理に使われ、どれだけがプログラム費用に使われるかを示してください。
  2. グラフ -グラフを使用して、数値をリアルタイムの事実と同一視します。ほとんどの人は年次報告書をざっと読むので、非常に重要なものを強調します。掘り下げたい人のために、活動、利益、その他の収入の内訳が明確であることを確認してください。スライドショーは、チャートやグラフを表示するための優れた形式です。
  3. 財政の影響 -影響と生活がどのように変化したかを説明します。ここには、読みやすい数字、シンプルなグラフィック、写真を含むいくつかの箇条書きとグラフィックが必要です。例:「昨年の放課後プログラムでは、1,000人の子供たちが家庭教師、世話、栄養価の高いおやつを受け取りました。」 5つの重要なハイライトを含めるようにしてください。それ以上含めると、情報が失われ始めます。グラフィックを使用して、視覚的に面白く保ちます。
  4. ファクトチェック -すべての統計と引用符、およびレポートで使用されている名前のスペルを確認して再確認します。複数の人がエラーをチェックできるように、いくつかのレビューフェーズを計画します。

目的に焦点を当てる:貢献者とキャストビジョンに感謝

  1. チーム -大規模な組織の場合は、スタッフまたは経営陣に人を紹介します。これは、他の関連情報の横にあるサイドバーに表示できます。非公式のレポートでは、スタッフに関する愚かな事実を共有することができます。より正式な紹介については、ヘッドショットと簡単な経歴を共有してください。
  2. 取締役会 -取締役会メンバーの名前と役割を含めます。友人と共有するために、各理事会メンバーに印刷されたレポートのスタックを提供することを計画します。彼らのサービスと彼らが組織全体に貢献する多くの方法について理事会に感謝することを忘れないでください。
  3. ドナーのハイライト -一部の大規模な非営利団体は、主要な貢献者を強調することを好みます。それらをサイドバーにリストするか、それぞれの短編小説を含むドナースポットライトボックスを用意することができます。
  4. ありがとうメモ -ディレクター、編集者、取締役会、管理者など、すべてのレベルのチームメンバーからの感謝のメモを含めることを検討してください。これは、ドナーとスタッフの間のつながりを強化するのに役立つ別の個人的な要素を追加します。
  5. 率直な写真 -舞台裏の楽しみや率直な写真を含めることを検討してください。これは、ドナーがあなたをよりよく理解し、知り、より関与していると感じるのに役立ちます。これらの画像は、レポートプロモーション用のソーシャルメディア投稿としても使用できます。
  6. 未来へのビジョン -ほとんどの年次報告書は、過去1年間に何が起こったかを強調していますが、来年、3年、または5年のビジョンを強調することも検討してください。これは、ドナーが組織への投資を継続するための説得力のある理由を与えます。

情報を広める:宣伝する方法

  1. フォーマットに合わせて -レポートの形式に基づいてプロモーションプランをカスタマイズします。たとえば、レポート情報を含む特定のWebページまたはサイトの新しいセクションを公開する場合は、公開する前に、それをテストしてバグを解決する必要があります。準備ができたら、関連するリンクまたはプレビューを記載したメールをドナーに送信して、クリックして詳細を読むように促します。印刷物を作成する場合は、PDFおよびハードコピーとして利用できるようにすることを計画してください。 PDFは、Webサイトで表示およびダウンロードすることもできます。ハードコピーは、小冊子、パンフレット、またはポスター形式にすることができます。
  2. 包装 -感謝状を添えて、すべての寄付者に年次報告書を送付します。ハードコピーを送信する場合は、非営利団体に固有のオリジナルのパッケージ/郵送を検討してください。また、誰に送信するかを検討してください。多くの若いドナーは電子コピーを好み、年配のドナーはハードコピーを好みます。これは常に当てはまるわけではないので、ドナーと彼らが何を好むかを知ることが不可欠です。
  3. ソーシャルメディアコンテンツ -プロジェクトのタイムラインの早い段階で、レポートの宣伝に使用するチャネルのソーシャルメディアコンテンツを作成することを検討してください。
  4. イベントを計画する -年次報告書のロールアウトを、ボランティアの感謝のディナーや会社の記念パーティーなど、組織がすでに主催しているイベントと組み合わせます。今後のイベントはありませんか? 1つを計画し、組織が今年行った努力を祝いましょう。理事会メンバーがこのイベントの前にレポートを確認して、スタッフやボランティアとチャットするときにレポートを参照できるようにしてください。
  5. 手渡し -可能であれば、ハードコピーの年次報告書を手渡します。それは個人的なタッチを追加し、それはドナーに従事し、質問をする機会を与えます。
  6. 電話会議 -一部の非営利団体は、昨年の進捗状況と影響について、CEOまたは事務局長が利害関係者やドナーとの話し合いを主導する全国電話会議のために正式なレポートをまとめています。これにより、個人的なディスカッション、Q&Aのオプション、およびリアルタイムの情報が提供されます。
  7. インタラクティブマルチメディア -デジタルオプションに加えて、一部の非営利団体は、統計をリアルタイムでロードしたり、インフォグラフィックのアニメーションを使用したりする年次報告書用のインタラクティブなWebページを作成しています。現在および潜在的なドナーの両方にリンクを送信し、ソーシャルメディアの投稿に含めます。レポートを地元のメディアに売り込むことで、コミュニティの注目を集めましょう。

あなたとあなたのスタッフは、あなたが去年を覚えて祝うようにあなたの年次報告書を作成するのを楽しむでしょう。スタッフ、ドナー、ボランティアが彼らの影響を見て、組織を前進させるためのツールとして役立つことは、励みになるはずです。また、新しいパートナーシップを育むための貴重なリソースになることを忘れないでください。覚えてお祝いしながらお楽しみください!

アンドレア・ジョンソン は、現在ノースカロライナ州シャーロットに夫と2人の娘と一緒に住んでいるネイティブのテキサス人です。彼女はランニング、写真撮影、そしておいしいチョコレートを楽しんでいます。




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