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フェスティバル企画チェックリスト

フェスティバル企画チェックリストアイデアヒントボランティアイベントチケットブースゲームお祭りは、人々を集めたり、大義のためにお金を集めたり、ただ楽しい時間を過ごしたりするのに最適な方法です。学校で小さなお祭りを開催する場合でも、何マイルも離れた場所から人々が参加する大規模なイベントを開催する場合でも、このチェックリストを使用して、お祭りがスムーズに行われるようにしてください。

6か月(またはそれ以上)

  • イベントの目標を設定する -学年の終わりを祝っていますか?より多くの人々をあなたの教会に出席させることを望んでいますか?大義のためにお金を集める?あなたの目標は、潜在的な参加者数、フェスティバルを宣伝する場所などを決定するのに役立ちます。
  • 委員会を切り上げる -人々をフェスティバル計画委員会に割り当てます—資金調達、イベント計画、コミュニケーションなど、さまざまな強みを持つ人々が必要になります。
  • チケット販売を決定する -チケットを販売するかどうかを決定し、販売する場合は価格を設定します。それがあなたが行きたいルートであるならば、これはあなたが潜在的なチケットベンダーの調査を始めたいと思う時でもあります。 ヒントの天才 :お祭りのチケットを売る オンラインサインアップで 。
  • フェスティバル計画チェックリストダウンロード可能な印刷可能なアイデアのヒントタイムライン テーマを選択 -伝統的な秋のお祭りのように季節に基づいて作成することも、学校の終わりのサーカスのようにクリエイティブにすることもできます。
  • 潜在的な参加者の推定数 -最初の1年の場合、これを理解するのは難しい場合があります。出発点として、周辺の同様のフェスティバルを見てください。過小評価するよりも過大評価する方がよいことを忘れないでください。
  • あなたの人口統計を決定する -どの年齢層が代表される可能性が高いかを把握します。これは、イベントで提供するアクティビティやエンターテイメントの計画を開始するときに役立ちます。カーニバルスタイルのゲームブース?音楽ステージ?両方の混合物?
  • 資金調達計画を作成する -おそらく、あなたの目標は少なくとも部分的に正当な目的のために資金を調達することです。フェスティバルのスポンサーが求められているので、早めに寄付を募りましょう。費用を援助するタイトルスポンサーを見つけることは特に役に立ちます。
  • 予算を設定する -フェスティバルが新しい場合は、当て推量を行う必要があるかもしれません。小さなことから始めて、現実的になることを躊躇しないでください。最初に予算の出所(資金調達、スポンサー、寄付、年間資金など)を決定し、創造性を発揮する方法があるかどうかを確認します。
  • 会場を予約する -いつでもどこでもイベントを開催できることを確認してください。場所を偵察して、計画した機器や活動に対応できることを確認します。
  • 許可を取得する -フェスティバルを開催するために、自治体からの許可が必要かどうかを確認してください。通りを閉鎖したり、市内の駐車場を利用したりする必要がありますか?もしそうなら、許可が必要になるでしょう。
  • 安全に -イベントに警備員が必要かどうかを検討してください。 (そしてそれをあなたの予算に合わせてください。)

3か月間

  • 活動を計画する -フェスティバルが提供する活動を完成させ、スタッフやボランティアに頼って指導するかどうか。 ヒントの天才 :これらを試してください 募金のための30のフェスティバルゲームのアイデア
  • ベンダーに連絡する -これらすべての活動を実現するには、おそらく何らかの支援が必要です。ダンクタンク、ふれあい動物園、バウンスハウスなどのステーションを調べて見積もりを取得します。
  • ボランティアを数える -必要なボランティアの数を決定し、 オンラインサインアップを作成する タスクと時間によってそれらすべてを調整します。
  • ブックエンターテインメント -フェスティバルで披露する予定のバンド、DJ、ダンサーなどを完成させます。同じことが、バルーンアニマルアーティストのような子供向けの娯楽にも当てはまります。
  • 食品を完成させる -提供する料理と、ボランティアに料理をしてもらうか、イベントのケータリングを依頼するかを考えます。 (イベントは、チップやボトル入り飲料水を販売するのと同じくらい簡単な場合もあります。)フードトラックやアイスクリームスタンドなどのモバイルユニットを予約します。
  • プランBを持っている -お祭りが屋外の場合は、雨の計画を決めます。屋内の近くの場所でイベントのスケジュールを変更したり、開催したりしますか?
  • 警備員を雇う -大規模なフェスティバルがある場合、これはスキップしたくない1つのステップです。
  • 安全な許可 -ポータブルトイレを注文するか、イベント用の他のバスルーム設備を見つけてください。参加者の数に基づいて特定の数のバスルームが法律で義務付けられているかどうかについては、自治体に確認してください。アルコールを提供する予定がある場合は、必要なライセンスを申請してください。
  • スポンサーを確保し、資金を調達する -これは継続的に取り組むべきことですが、この時点で、資金調達とスポンサーシップのアウトリーチが本格化するはずです。今後数か月以内にすべてを完成させたいと思うでしょう。地元の企業に、計画したラッフルやサイレントオークションにアイテムや賞品を寄付するよう依頼してください。 ヒントの天才 :インスピレーションが必要ですか?これらを試してください 40のサイレントオークションアイテムのアイデア

1ヶ月

  • あなたのフェスティバルを宣伝する -ターゲットオーディエンスが最も目にする可能性が高いメディアを選択します。考慮すべきいくつかのアイデア:ソーシャルメディア広告、寄付者/親へのメーラーまたは持ち帰りチラシ、地元のブログ/新聞/テレビ局のイベントスポット。関心を高めるために、地元のメディアにチケットを数枚渡すことを検討してください。祭りの会場の近くに、興味があるかもしれない近くの住民を捕らえるための日付と時刻のバナーを掛けます。
  • アクティビティを完了する -これまでに、フェスティバルに含まれるすべての活動について強力な計画を立てる必要があります。すべての手順とプロセスについて適切にトレーニングされた、各アクティビティの主任ボランティアがいることを確認してください。
  • 駐車場を忘れないでください -ボランティアの募集に駐車場の係員が含まれていることを確認してください。駐車料金を払ってもらう場合は、自分の目的や関連する目的への寄付をしてください。
  • タイムラインを確認する -公演は何時に始まりますか?サイレントオークションまたはラッフルの当選者は何時に発表されますか?出席者が何を期待できるかがわかるように、できるだけタイムラインに忠実に従うように計画してください。
  • 地図を印刷する -フェスティバルが大規模な場合は、マップを作成して、特定のブース、エンターテイメント、食べ物、トイレを見つける場所を出席者に示します。救急ブースと備品を忘れないでください。
  • 支払い計画を立てる -参加者がフェスティバルでのアクティビティや飲み物の支払い方法(現金、チケット、トークン、リストバンドなど)を決定し、必要なアクセサリーを入手します。
学校のカーニバルまたはフェスティバルのボランティアのスケジュールとオンラインチケットのサインアップ スクールパーティーユースグループボランティア申し込みフォーム

一週間

  • 食品を完成させる -これで、何人の人が参加できるかがわかります。最終的な数値の微調整については、ケータリング業者またはその他の該当するフードサービスプロバイダーに相談してください。
  • 最終通信を送信する -ボランティアが必要な場所と時間について正確に連絡します。混乱する可能性がある場合は、地図を含めてください。 ヒントの天才カスタムリマインダーとメッセージを送信する DesktopLinuxAtHomeを介して。
  • チームリーダーを確立する -何か問題が発生した場合やボランティアに質問がある場合は、フェスティバル当日の連絡窓口として1人または複数の人を割り当てます。ボランティアの間で彼らの携帯電話番号を回覧してください。
  • クリーンアップの計画 -フェスティバルが終了した後に何が起こるかを忘れないでください。そして、ボランティアのためにクリーンアップを簡単にするために必要なアイテムを確保してください。
  • 詳細を再確認する -彼らは悪魔が細部にあると言います。あなたはすべてのことを考えましたか?十分なチケット、リストバンド、トークン、小口現金がありますか?ボランティアが時間通りに(またはまったく)現れなかった場合はどうなりますか?
  • 天気予報をする -必要に応じて、雨の計画の実施について話し合います。

イベントの日

  • ブースまたはテントを設置する -大規模なフェスティバルの場合、少なくとも1日か2日前にこれを行う必要があるかもしれません。小規模なイベントの場合は、フェスティバルが始まる数時間前で十分です。
  • 駐車標識を立てる -近くの通りを詰まらせないように、車の交通がどこに流れるかを明確にしてください。
  • 駅の警備員 -警備員を使用している場合は、フェスティバル全体の戦略的な場所に警備員を配置し、不正行為に対するプロトコルについて話し合います。
  • 有料ベンダー -事前にこれを行っていない場合は、まだ支払いが必要なベンダーやエンターテイナーと和解するための準備が整っていることを確認してください。
  • ボランティアにチェックインする -ボランティアが到着してチェックインした後、計画のギャップを埋めます。本当にダンクタンクに3人必要ですか、それとももう1人をチケットブースに移動できますか?
  • 落ち着いて -フェスティバル参加者に笑顔で挨拶し、すべてを視野に入れます。すべてが計画どおりに進まない場合でも、パンチを使って転がり、家族や友人と楽しい時間を過ごしていることを忘れないでください。それは祝う価値があります!

祭りの後

  • ボランティアに感謝 -ボランティアが出発するときのギフトバッグや、感謝の気持ちを表す小さなステーションを用意します。大規模なイベントのために、後日、専用のボランティア感謝イベントを検討してください。 ヒントの天才 :これらを試してください 50の低コストのボランティア感謝のアイデアとギフト 。
  • 最終レポートを編集する -あなたの費用とあなたがあなたの目的のためにどれだけのお金を集めたかを集計してください。これらのポイントを使用して、次のイベントの計画に役立ててください。
  • スポンサーに感謝 -スポンサーや他のイベント提供者にメモを書いて郵送します。最終レポートの情報を使用して、後援がどのように違いを生んだかを示します。

ほこりが落ち着いたら、来年のフェスティバルの計画を始める準備ができています!



親教師会議中に尋ねる質問

サラ・プライアー ノースカロライナ州シャーロットに住むジャーナリスト、妻、ママ、オーバーンフットボールのファンです。


DesktopLinuxAtHomeを使用すると、グループやクラブの整理が簡単になります。

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