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募金イベント計画チェックリスト

資金調達イベントは、適切に計画され実行されている場合、組織に多額の資金を集めることができますが、時間と費用がかかる可能性もあります。重要なのは、戦略的計画と、事前に予算、目的、目標を明確に提示することです。日付を選択し、イベントのマスタープランを作成したら、タイムラインとチェックリストを作成して、順調に進むことができます。頑張って楽しんでね!

6か月(またはそれ以上)

  • 目的を定義する -計画を開始する前に、イベントの目的を決定します。それは資金調達のためですか、それともあなたの組織でドナーを教育することについてですか?複数の目標は問題ありませんが、イベントを推進する主な目的を1つ持つことが最善です。計画プロセスを実行するときは、全体像に集中できるように、主要な目標とマイナーな目標を念頭に置いてください。
  • 目標を設定します および目的 -募金イベントの具体的な目標と目的を設定します。どれくらいのお金を集めようとしていますか?それはあなたの非営利団体、ビジネス、またはグループの1つの領域または複数の領域のためですか?予算を設定するときは、資金調達の目標を念頭に置いてください。
  • 委任 -大規模な組織には、イベント計画部門全体が存在する場合があります。これは贈り物です。その場合は、チームに目標、目的、予算の概要を明確に示し、主要な計画を立てさせます。私たちの残りの部分にとって、それは村、または少なくとも本当に効率的な委員会を必要とします。リードイベントプランナーまたは開発ディレクターに、募金活動のさまざまな側面を監督する委員会を募集してもらいます。明確な役割、目的、期待があれば、イベントははるかにスムーズに進みます。
  • あなたの聴衆をターゲットにする -誰にチケットを招待したり販売したりするかを決定するには、ターゲットオーディエンスが誰であるか、イベントが家族向けかどうかを検討します。これはあなたのテーマ、食べ物、活動を決定するのに役立ちます。さらに、100人であろうと1,000人であろうと、寄付者ポートフォリオ全体を招待する場合は、友人を招待するように依頼するかどうかを検討してください。
  • 出席を見積もる -招待している人数と寄付者ベースについて知っていることに基づいて、何人の人が来ると思うかを見積もります。これにより、チケットの価格と、見つける必要のある会場のサイズが決まります。当然のことながら、これは毎年恒例のイベントであれば簡単に見積もることができます。
  • 予算を設定する -現実的な予算の概要を説明し、それらのパラメーター内で作業します。初めてのイベントの場合は、知識に基づいた推測を行う必要があります。同様のイベントを開催した同様の規模の他の組織と話し合い、予算に関する提案があるかどうかを確認します。会場、食事、講演料/旅行/宿泊、バンド/ DJ、花、装飾、好意の費用を考慮してください。
  • チケットあたりのコストを設定する -チケットごとに獲得したいものを決定して、チケットごとのコストと販売する必要のあるチケットの数を決定します。一部のイベントには、ディナーチケットや飲み物、アフターパーティーチケットなど、複数のチケットレベルとエントリポイントもあります。バレーパーキングや優先席などの特別特典付きのVIPチケットを販売することもできます。
  • 会場を見つけて予約する -イベントの規模と範囲を決定したら、予算内で募金活動に必要な雰囲気を作り出すのに役立つ会場を見つけます。事前に予約し、必要なデポジットをお支払いください。イベントが屋外で行われる場合は、テント、動物、音、照明、花火などの許可が必要かどうかを調査することをお勧めします。
  • 詳細を伝える -社内と社外の両方で、募金活動について適切なすべての人に警告します。あなたの学校、非営利団体、または組織は、募金活動をメインカレンダーに入れてから、寄付者を招待して一般に通知する時間を設定することをお勧めします。
  • 企業スポンサーを募集する -多くの募金イベントには、テーブルを後援したり、イベントの特定の部分を引き受けたりする企業パートナーが関与します。これらのパートナーシップを形成することはあなたの予算とあなたが食物のような他の高価な分野で費やすことができる金額に直接影響します。採用する前に、スポンサーをどのように認識するかを決定します。プログラムでは?ステージから?看板に?
  • テーマを選択 -募金活動のトーンとテーマを決定します。フォーマルなイベントもあれば、カジュアルなイベントもあります。これらの要因は、あなたがどのように計画し、飾るかを決定します。テーマ別のイベントは計画して参加するのが楽しいですが、すべてのイベントにイベントがある必要はありません。シンプルに保ち、毎年テーマを変更しないことが最善の場合もあります。 「XAnnualNonprofit Gala」を主催することで、スタッフやボランティアの計画負担を軽減し、新しい装飾やグラフィックに費やす費用を削減できます。 天才のヒント: これらのいずれかを試してください 30の募金イベントのテーマ
  • ブランディングを決定する -イベントに対応するグラフィックを作成して宣伝するか、非営利団体のロゴを使用しているかどうかを判断します。もしそうなら、視覚的な興味の要素を追加しながら、あなたのブランディングと一貫性を保ちます。
  • セキュリティを予約する -イベントで警備員が必要かどうかを検討し、必要な場合は予算内で作業します。
  • サインベンダーとエンターテインメント -スピーカー、バンド/ DJ、エンターテインメント、写真家/ビデオグラファー、ケータリングを特定して予約します(会場に付属していない場合)。ベンダーが参加を確認したら、委員会のメンバーまたはイベント部門に必要な旅行の手配を依頼してください。イベントや講演者や芸能人に対するあなたの目標と期待を伝えましょう。必要な契約書に署名し、必要なデポジットを支払います。

3か月間

  • 駐車場を計画する -人々がどこに駐車するか、そしてボランティアの駐車場係員を雇うか募集する必要があるかどうかを検討してください。あなたのウェブサイトで駐車場の地図を利用できるようにし、募金活動の前にその情報を人々に送ることはしばしば役に立ちます。正式なイベントの場合は、バレーパーキングを利用できるようにすることを検討してください。 ヒントの天才 : サインアップに添付ファイルを追加する 参加者のイベントの詳細を簡素化するため。
  • 施設を忘れないでください -考えるのが最も魅力的なことではありませんが、参加者の数に比例して、会場にあるトイレの数を戦略的に立ててください。ポータブルトイレを持参する必要があるかもしれません。
  • プランBを作成する -イベントが屋外にある場合は、テントであろうと別の場所であろうと、雨のためのプランBを用意します。
  • 花を注文する -イベントで花を咲かせる場合は、欲しい花を決めて注文してください。お金を節約するために、イベントの時期に季節の花を使用することを検討してください。緑も予算にやさしいオプションです。
  • メニューを計画する -ケータリング業者と一緒にメニューを完成させます。テーブルのメニューを印刷する場合は、先に進んでレイアウトとフォントを決定してください。今すぐ印刷するか、1か月で印刷するようにリマインダーを設定してください。
  • 宣伝する -イベントの宣伝を開始して、人々のカレンダーに確実に掲載されるようにするには、3〜4か月が最適です。メールマガジンや日付の保存(郵送またはデジタル招待)を通じて、ソーシャルメディアで情報を共有できます。
  • オンライン登録を設定する -作成する オンライン登録 可能であれば、RSVPと支払いをすべて1つのシステムで合理化できます。
  • 参加者を確認する -誰が参加しているか、誰が支払ったかを記録できるシステムを用意します。チケットを郵送するか電子メールで送信するかを決定します。また、出欠確認リストに載っていない人がイベントの夜に現れた場合の対処方法も検討してください。 ヒントの天才 :DesktopLinuxAtHomeでイベント情報をダウンロードする カスタムレポート
  • ターゲットの招待 -ターゲットオーディエンスに向けて広告を提供します。ミレニアル世代に有効なのは、ベビーブーム世代に使用するのと同じアプローチではありません。あなたの聴衆に関係なく、あなたはイベントが彼らの時間とお金の価値があることを人々に納得させなければなりません。
  • 主要なドナーを招待する -主要なドナーを個人的に招待します。開発責任者または他のスタッフを任命して、ドナーに電話をかけ、イベントに参加するよう招待します。
  • スピーカー/エンターテインメント付きタッチベース -イベントのスピーカーまたはエンターテイナーと協力して、夕方の期待を確認します。
  • ボランティアのスケジュール -イベントのサイズと範囲に応じて、検討してください ボランティアに助けを求める 、イベントの前日と当日の両方。イベント当日は、名札やシャツ、食べ物を提供してください。

1ヶ月

  • 議題を確認する -すべての主要なプレーヤーとの議題/タイムラインを完成させます。すべての参加者/パフォーマー/司会者がスケジュールと期待を知っていることを確認してください。質問がある場合は、連絡先を提供してください。
  • 招待状を送信する -イベントの4〜6週間前に正式な招待状を郵送し、イベントの2週間前の締め切りで出欠確認を行う方法を必ず含めてください。そうすれば、数字についての良いアイデアが得られます。
  • 環境音楽を計画する -バンドやDJがイベントでこれをカバーしていない場合は、バックグラウンドミュージックを決定します。
  • スポンサーシップを確認する -すべての企業および個人のスポンサーシップを確認し、それらがどのように認識されるかを知らせます。

2週間

  • 支払いを整理する -ベンダー、パフォーマー、写真家、サービススタッフの支払い方法を計画します。
  • RSVPを確認する -会場とケータリングで出席者数を再確認し、十分なテーブル、椅子、食べ物があることを確認します。一部の人は表示されず、一部の人は出欠確認なしで来ることを期待してください。通常は均等になりますが、追加の椅子といくつかの追加の場所の設定を用意することをお勧めします。
  • 計画を確定する -チームリーダーまたは委員会の委員長と会って、イベントのタイムラインの各領域を再検討します。これは、ギャップを埋めて、全員が同じページにいることを確認する良い機会です。必ず必要なバックアップ計画を立ててください。
  • 最終的なコミュニケーションを計画する -バンド、司会者、エンターテインメント、ボランティアと会って、地図と最新の夜のタイムラインを提供します。
  • ゲストリストと名前タグを印刷する -ゲストリストと名前タグを確認して印刷します。直前のゲストまたは不足している名前タグに使用できる空白の名前タグを用意します。
  • 座席を確定する -座席を割り当てている場合は、テーブルの配置と座席表を確認してください。
  • クリーンアップを計画する -クリーンアップ計画を作成し、それをチームに伝えて、イベントが終了したらチームが何をすべきかを理解できるようにします。会場が何をするのか、チームが何を完了する責任があるのか​​を明確にします。

前日

  • セットアップ -可能であれば、前日(またはイベント当日の早朝)に会場を設置してください。すべての標識が立てられ、テーブルが配置され、登録エリアに名前タグ、登録リスト、ペン、紙が含まれていることを確認してください。
  • 練習走行を行う -これが多数の可動部品を伴う大規模または複雑なイベントである場合は、練習走行を行って、すべてがどこにセットアップされ、どの人がいつどこにいる必要があるかを確認することを検討してください。
  • すべての詳細を確認する -前日はイベントの日とほぼ同じくらい重要です。花/装飾品の配達、食事の注文、スケジュール、ゲストスピーカーの旅行など、イベントにとって重要なすべての主要な詳細とマイナーな詳細を確認します。
  • 天気を再確認する -雨のように見える場合は、屋外イベント用にプランBを実装し、屋内イベント用に傘と駐車場係員を用意します。雨が降っても人を傷つけることはありませんが、悪天候のときはイベントをオプトアウトする傾向があります。

イベントデー

  • セットアップを完了する -前日にできなかったものをすべて設定します。
  • コミュニケーションする -誰かに連絡する必要がある場合は、すべてのスタッフ、ボランティア、ベンダーがスケジュール、指示、連絡先の電話番号のコピーを持っていることを確認してください。
  • 落ち着く -ベンダーに支払い、必ず感謝します。
  • 駐車標識を設定する -必要に応じて、駐車場所を案内する駐車標識を設置してください。人々が駐車してはいけない場所をブロックし、駐車しようとする可能性があります。
  • ボランティアチェックを完了する -ボランティアにチェックインして、必要なものがすべて揃っていることを確認します。
  • 温かい歓迎を -舞台裏で何が起こっていても、笑顔でゲストを迎え、来てよかったと伝えましょう。

イベント後

  • ありがとうメモを書く -イベント終了後は、参加者、スポンサー、寄付者、ボランティアに必ず感謝してください。人々はあなたのイベントを成功させるために時間、エネルギー、お金を費やしてきたので、メモや電話は大いに役立ちます。人々が感謝されていると感じるとき、彼らは再び参加する可能性がはるかに高くなります。彼らのサポートが何を達成するのに役立ったかを彼らに思い出させる機会を利用してください。
  • 完全な分析を完了する -イベントに費やされた費用、収益、推定時間を分析して、あなたがあなたの目的のためにどれだけのお金を集めたか、そしてあなた、あなたのスタッフ、そしてボランティアからどれだけの時間がかかったかを判断します。この情報を使用して、将来同様のイベントを進める方法を決定します。

資金調達イベントの計画は、明確な計画と優れたチームがあれば、スムーズなプロセスになります。プロセス全体を通して全体像に焦点を合わせ続け、資金調達の努力を最大化するために時間と費用を監視することを忘れないでください。

青年グループチームビルディング活動

アンドレア・ジョンソン は、現在ノースカロライナ州シャーロットに夫と2人の娘と一緒に住んでいるネイティブのテキサス人です。彼女はランニング、写真撮影、そしておいしいチョコレートを楽しんでいます。


DesktopLinuxAtHomeを使用すると、非営利団体の整理が簡単になります。


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