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職場のためのプロジェクト管理のヒント

空白の紙の横にラップトップときれいなワークスペースの写真
事前の計画やプロジェクトの賢明な作業などの漠然とした提案では、効率を高めるための詳細なアドバイスが得られないことがよくあります。さらに、チームワーク、作業環境、士気などの側面が、生産性とプロジェクト管理の会話から除外されることがあります。

簡単に質問しますか

あなたとあなたのチームの生産性とプロジェクトを前進させるために、私たちのお気に入りのアイデアをチェックしてください。結局のところ、DesktopLinuxAtHomeは、グループの編成を簡単にすることで生産性を向上させるために存在します。さあ、仕事に取り掛かりましょう!



実用的なプロジェクト管理のアイデア

これらのアイデアは、生産性レベルを上げるときに簡単に実装できます。

  • クラスに参加する -プロジェクト管理の技術を学ぶには、基本を教えるオンラインコースまたは役立つYouTubeビデオを見つけてください。学習に費やす時間は、効率レベルに波及効果をもたらす可能性があります。
  • 適切なソフトウェアサービスを見つける - 探す カプテラ プロジェクトに最適なソフトウェアを見つけるために。組織全体が同じソフトウェアを利用すると、全員の生産性が向上します。私たちのお気に入りのいくつかは、Trello、Teamwork、Redbooth、AirTable、Basecampです。
  • リストを作る -今日、簡単なリストを作成する方法はたくさんあります。堅牢なスマートフォンアプリや電子スプレッドシートから古典的な紙やペンまで、リストは、タスクの混乱を頭から離れて、優先順位を付けることができるスペースに入れるのに役立ちます。
  • 多様性を高める -多様な人材を採用する企業は、生産性に関して競争力があります。マネージャーを採用し、チームの他のメンバーとは異なる人々を呼び込み、プロジェクトに新しい視点を提供することを目指します。
  • フォームを利用する -特定の件名に関するメールを多数受信する場合は、FormstackまたはGoogleフォームを使用してリクエストフォームを作成すると役立つ場合があります。用途が広く、必要に応じて複雑なフォームは、プロジェクト管理を合理化するための素晴らしいツールです。
  • ガントを受け入れる -ガントチャートはプロジェクト管理の定番であり、視覚的に学習する人や、一度に複数のプロジェクトを追跡する必要がある人に適しています。インターネットでExcelテンプレートを検索するか、基本的なガントチャートを作成するアプリを見つけてください。
  • ジョブの説明を作成する -複雑で長期的なプロジェクトがある場合は、プロジェクト専用の組織図を作成するか、ボランティアを含む各チームメンバーの詳細な職務記述書を作成することを検討してください。
  • タイムバッチ処理 -時間をまとめて、志を同じくするタスクを同時に完了します。
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  • 時間追跡 -TimeTapなどのソリューションを使用して特定のプロジェクトに費やした時間を追跡すると、将来のプロジェクトにかかる時間を見積もるときにチームに通知されます。 Hoppierの共同創設者兼CEOであるCassyAiteは、チームの時間を忠実に追跡することを推奨しています。 「プロジェクト管理とはあまり関係がないように見えますが、実際には非常に重要です」とAite氏は述べています。 Aiteと彼のチームは、丸1か月間、作業中にプロジェクト時間を追跡しました。月末に、彼らは各タスクの実行にかかるおおよその時間を知っていたため、将来のプロジェクトの現実的な期限を簡単に設定できました。
  • APIを使用する -Zapierのようなアドオンは、お気に入りのアプリを接続し、全体的な生産性を向上させることができます。すでに使用しているツールを試して、それらを統合するためのショートカットを学びます。
  • ディクテーション -運転中やマルチタスク中にアイデアを得る傾向がある場合は、ディクテーションデバイス、ボイスメモを録音するためのアプリ、またはこの機能を備えたスマートフォンは素晴らしい投資になる可能性があります。レコーダーは、メモを取るのではなく、出席したいペースの速い会議にも便利です。
  • 作業をバックアップする -この考えは当たり前のように思えるかもしれませんが、毎日人々は事故でデータを失っています。作業を進めながらバックアップするプロセスを作成するか、Box、Backblaze、Azure、Dropbox、Googleストレージ、外付けハードドライブデバイスなどのバックアップオプションに投資します。
  • 文書化手順 --EdgeMarketingのSEOディレクターであるSeanClancyは、すべてのタスクに標準の操作手順を割り当てて、全体的な一貫性を確保することを提案しています。ベンチマーク手法を使用すると、追加の励ましやトレーニングが必要な従業員を簡単に特定できます。
  • ノートアプリ -1つのアプリですべての会議メモを1か所に保管します。さらに良いことに、キーワードまたはタグで検索できるようにします。ノート作成ツールの例には、Evernote、One Note、Google Docs、Bearなどがあります。メモを取る準備ができていませんか?大丈夫!スキャンが簡単なノートブックを選択するか、完了したら各ページの写真を撮ってみてください。

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プロジェクト管理のためのチームのヒント

チームは現代の会社の生命線です。多くの場合、共同委員会と部門は作業を共有し、プロジェクトを一緒に管理します。これらのヒントは、チームがコラボレーションして情報を共有するときに作成されます。



  • コミュニケーション -就業時間中迅速にコミュニケーションするための全社的なツールに同意します。電子メールは組織外の人々とコミュニケーションをとるときに役立ちますが、仕事中の同僚とタスクについて簡単にコミュニケーションをとる場合は、より生産的なソリューションを探す価値があります。 Slack、Microsoft Teams、WhatsApp、HipChatなどのチャットソフトウェアの使用を検討してください。
  • 単一のプロジェクト所有者を割り当てる --ROIAmplifiedのデジタルマーケティングディレクターであるDrewMandishは、単一のプロジェクトオーナーが、個人がタイムラインを確実に守り、成果物が提供されるようにする方法を指摘しています。このプロセスは、小さなアイテムが亀裂から落ちて大きな問題を引き起こすのを防ぎます。
  • アジャイルに移行 -アジャイルプロジェクト管理方法を採用して、職場の生産性を向上させます。 AirfocusのCEO兼共同創設者であるMalteScholzは、チームが期限、利害関係者、目標に適応できるようにするため、アジャイルを維持することをプロジェクト管理の重要なヒントの1つとして挙げています。アジャイル手法は、Airfocusのようなテクノロジー企業で特に一般的であり、1つの条件の変更でプロジェクト全体がシフトする可能性があります。 Jira、Zoho Sprints、GitLab、Scrumwiseなどのソフトウェアを調査して、チームをアジャイルプロセスに移行します。
  • オンライン支払いを簡素化する -小売業、家事サービス、または寄付ベースの組織の場合は、 オンライン支払いオプション 。すでにこのオプションがある場合は、チームとしてのユーザーエクスペリエンスを検討し、それを改善する方法を考えてください。プロジェクトのこの側面を合理化すると、生産性と収入が増加し、質問が減ります。
  • 効率を評価する -時々、監査を主催して会社の生産性を評価し、チームの勝利を祝います。
  • 信憑性を奨励する -信憑性とは、自分が誰であるかについての自己体験を認め、それに応じて行動を調整することです。真に本物である従業員は、チームとのより多くの結束とつながりを経験します。

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生産的な労働文化の育成

プロジェクトが繁栄する健全な組織を提供することにより、感情的に安全な環境を促進します。高いエンゲージメントをモデル化し、従業員がグループとして締め切りに集中して対応できる文化を提供することで、従業員との信頼を築きます。

  • 更新を共有する -効果的な内部コミュニケーションチャネルを作成します。人々は組織で何が起こっているのかを知る必要があるので、コミュニケーションの共有方法を革新的にしてください。プロジェクトの優先順位や全社的な更新などの内部情報を共有するために設計されたイントラネットプラットフォームまたは定期的なチーム会議のリズムを検討してください。
  • あなたのコーチをコーチする -プロジェクトマネージャーに前向きなコーチング戦術を訓練して、チームの強みを引き出し、困難な状況になったときに励ましを提供できるようにします。エグゼクティブレベルのコーチを連れてきて、全員にロープを見せ、各プロジェクトマネージャーと個別に会います。
  • 翻訳目的 - による ハーバードビジネスレビュー 、1人のインスピレーションを得た従業員は、2.25人もの適度に満足している従業員を生み出すことができます。チームメンバーが日常のプロジェクトで会社の使命とビジョンをどのように実行しているか、そしてそれがどれほど重要であるかについて、刺激を与え、思い出させる方法を見つけてください。これらのリマインダーは、強制的または缶詰ではなく、自然で有機的なものでなければなりません。
  • 冷静になる -プロジェクト間の休憩に加えて、マインドフルネスと積極性を奨励することにより、職場のストレスを軽減します。職場の生産性の敵は、燃え尽き症候群、ストレス、疲労、敗北、そして思いやりの疲労です。プロジェクトの流れに追いつくために、チームをリフレッシュして活力を与える必要があります。 天才のヒント: これらのヒントを確認してください 労働者に再びエネルギーを与える
  • 動く -昼食時にジムに行くか、午後に近所を散歩するか、時間枠の間にストレッチするように従業員に勧めます。 「会議の場所を角を曲がったコーヒーショップや通りの向かいの公園に切り替えても、新しいエネルギーが得られます」と、SpacebaseのコンテンツマーケティングおよびPRマネージャーであるEdwardBelleville氏は述べています。 天才のヒント: で会社のウェルネスプログラムを開始する これらのアイデアとヒント
  • 自己認識を構築する -人々が自分自身や他の人についてもっと学ぶのに役立つ体験を設定します。共感と関係の信頼性を高めることで、プロジェクトに一緒に取り組み、グループとして成長するにつれて、生産性とチームワークが向上します。
  • 革新する -革新するチームは、高レベルの生産性と相乗効果を生み出します。 Beekeeperのコンテンツマーケティング責任者であるAlexandraZamoloは、チームメンバーが創造的で、破壊的で、非伝統的であることが奨励されたときに、チームメンバーが最も生産的になる方法について説明します。ブレーンストーミング会議は、アイデアを流すための良いキックオフとして毎週役立ちます。新しいプロジェクトが予定されている場合でも、古いプロジェクトで時間が不足している場合でも、チームを1つの部屋に集めて、プロジェクトでお互いをサポートすることはやりがいがあります。

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生産的なオフィス環境を作成する

環境は、従業員の満足度、創造性、プロジェクトの成果に影響を与えます。安全上の懸念や気を散らすことのない理想的なワークスペースをチームに提供するようにしてください。

  • おもてなしを提供する -チームが仕事をしている間、無料のコーヒー、紅茶、ろ過水、果物、軽食をチームに提供します。ゲストが会議やインタビューに立ち寄るときは、淹れたてのコーヒーまたは水を提供してください。ちょっとしたおもてなしは、職場で暖かさを生み出し、ケアを示すのに大いに役立ちます。また、忙しいプロジェクトリーダーにカフェインを提供することは、お互いに有利です。
  • テクノロジーを先取りする -シンプルでありながら効率的なテクノロジーで会議スペースを設定します。 Wi-Fiパスワード、テクニカルサポート番号、画面の投影方法、さらには即席のビデオ会議通話を開始する方法を全員が知っていることを確認してください。
  • フレックスイット -柔軟なオフィスタイムを提供します。誰もが基本的な9-5デスクスペースで繁栄するわけではありません。従業員に、好きな場所から仕事ができる時間の割合を提供するか、特定の曜日を勤務日として設定し、他の曜日をどこからでも仕事として設定します。従業員が働く場所に選択肢を与えることは、信頼を示し、プロジェクトの成果に焦点を合わせます。
  • アップグレード技術 -新しいテクノロジーを提供します。とてもシンプルに聞こえますが、最新の技術ツールを提供すれば、従業員は即座に生産性を向上させることができます。従業員が自分のコンピューターを会議に持ち込むためのラップトップ、拡張されたファイルストレージスペース、および各デスクの複数のモニターを提供します。あなたのプロジェクトマネージャーはあなたに感謝します!
  • 道を照らす -従業員に、オフィス内の照明レベルを選択できるようにします。一部のスペースを自然光のみにし、他のスペースには明るい蛍光灯とその間のすべてを設定します。従業員が自分のスペースを管理するための簡単な方法を許可すると、プロジェクトが急増します。
  • 創造性を追加する -ワークスペースに創造的な要素を追加して、従業員が創造的かつ芸術的に考えるように促します。大胆な壁画、フォトギャラリー、会社の画像は、スペースのパーソナライズに大いに役立ちます。
  • 植物を追加する -実際の植物は、あらゆるオフィススペースに色と熱意をもたらし、気分を高揚させ、屋外の一部を持ち込みます。従業員に1つまたは2つの植物を持ち込むか、オフィス全体の装飾にいくつかの丈夫な屋内植物を追加するように率先して促します。多肉植物、サボテン、竹、スパティフィラム、ツタ、空気植物、クモ、ヘビの植物を検討してください。
  • 最適温度 -ワークスペースの温度変化が大きな違いを生むことは言うまでもありません。サーモスタットを71〜72度に設定し、建物内を快適な場所に移動したり、フックを取り付けたりして、セーターやジャケットを机に置いて使いやすいようにします。
  • 立ち上がる -チームメンバーにスタンディングデスクのオプションを提供して、作業中に座っている状態と立っている状態を切り替えることができるようにします。椅子に加えて、大きなエクササイズボールを欲しい人にあげましょう。共同会議を促進するために、さまざまなオフィスの座席オプションに投資します。
  • 楽しいプランを! -プロジェクトが退屈で活気がない場合は、年に数回楽しい活動を行い、チームの士気を高めてください。使用する これらのエンゲージメントのアイデア 従業員をより関与させ、プロジェクトを掘り下げるときになると、彼らはよりやる気を感じるようになります。 天才のヒント: エンゲージメントのアイデアに加えて、これらのいくつかを試してください 従業員の士気を高めるイベントのアイデア

組織を成功させるには、革新的な戦略を備えた多様なチームが必要であると認識しています。これらのヒントのいくつかを使用して、あなたとあなたのチームがあなたの仕事を遂行する方法を変革してください。そして、卓越したプロジェクト管理を通じて職場の生産性を向上させるために、私たちがあなたを応援していることを知ってください!

エリカ・トーマス はここDesktopLinuxAtHomeのマーケティングストラテジストであり、生産性を向上させるための新しいアイデアをオタクにするのが大好きです。


DesktopLinuxAtHomeを使用すると、ビジネスの整理が簡単になります。


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